How to make a complaint

A copy of "How to Make a Complaint" will be posted in the public area of the department, provided to media representatives, and may be given to any person requesting information on how to make a complaint.  State Law requires that complaints involving police officers be sworn under oath and notarized. Complaints can be filed directly at the Hutchins Police Department, located at 205 W. Hickman. 

Responsibility for handling complaints

All complaints alleging a violation of the law or policy will be investigated. Complaints regarding law-enforcement operations will usually be handled through the chain of command, beginning with the first-line supervisor.  Complaints involving how law-enforcement service is provided or a failure to provide service or improper attitudes or behavior may be investigated by an assigned supervisor or by the Chief of Police.  Depending on the nature of the complaint, the Chief of Police may request another agency or DPS to undertake the investigation. (TBP: 2.06.1)

Complaint-handling procedures

1.  All complaints, regardless of nature, can be filed in person, by mail, or by phone at any time.  As part of the follow-up investigation, persons making complaints by mail or phone normally shall be interviewed and a written, signed complaint prepared.  A signed letter of complaint will be accepted as a signed complaint without requiring any specific form.  Anonymous complaints shall be followed up to the extent possible.  In case of an anonymous complaint, the officer or other person who receives the anonymous complaint shall reduce the complaint to writing in a memorandum with as much information as possible and forward the report to the Chief of Police.

2.  Every effort shall be made to facilitate the convenient, courteous, and prompt receipt and processing of any person’s complaint.  An employee of the department, who interferes with, discourages, or delays the making of complaints shall be subject to disciplinary action.

3.  Normally, a person with a complaint shall be referred to a supervisor or the Chief of Police who shall assist the individual in recording pertinent information.  If initially reported to a supervisor, the first-line supervisor shall conduct a preliminary investigation. The Chief of Police may, if appropriate, conduct a preliminary investigation.  The preliminary investigation consists of questioning the officer, complainants, or witnesses, and securing evidence.

4.  Upon completion of the preliminary investigation, the following documents shall be prepared and forwarded through the chain of command:  a report of the alleged violation; any documents and evidence pertinent to the investigation; recommendations for further investigation or other disposition.

5.  If the first-line supervisor or other investigators determine that the complainant is apparently under the influence of an intoxicant or drug, or appears to have a mental disorder, or displays any other trait or condition bearing on his or her credibility, the supervisor or investigator shall note these conditions.  Any visible marks or injuries relative to the allegation shall be noted and photographed.

6.  Prisoners or arrestees also may make complaints. Circumstances may require a department representative meet the complainant at a jail or prison for an interview.  If appropriate, the representative will have photographs taken of prisoners' injuries.

7.  An employee who receives a complaint through U.S. mail shall place the correspondence and envelope in a sealed envelope and forward it to the Chief of Police, who shall determine investigative responsibility.

8.  Complaints received by telephone by dispatchers or other employees shall be courteously and promptly referred to a supervisor or the Chief of Police.  The dispatcher or employee shall record the name and telephone number of the complainant and state that the Chief of Police or, if unavailable, the supervisor will call back as soon as practical. The above procedure may also be used when department employees desire to enter a complaint against any other employee governed by this order.

9.  In every case, the Chief of Police will be notified of any complaint as soon as possible by the supervisor receiving the complaint.  Complaints received overnight will be brought to the Chief’s attention the next workday.  Complaints alleging a violation of the law or any serious violation should be reported immediately regardless of the time of day. (TBP: 2.07.1)

Cómo presentar una queja

Una copia de "How to Make A Complaint" se publicará en el área público del departamento provisto a representantes de los medios, y se puede dar a cualquier persona que solicite información sobre cómo presentar una queja. Compílanos can be filad directriz at the Hutchins Police Departamento, locales at 205 W. Hickman.  

Responsabilidad del manejo de quejas

Todas las quejas que alegan una violación de la ley o de la póliza serán investigadas. Las quejas relativas a las operaciones de aplicación de la ley por lo general se manejan a través de la cadena de mando, empezando por el supervisor de primera línea. Las quejas relacionadas con cómo se proporciona servicio de aplicación de la ley o por falta de servicios o actitudes impropias o comportamiento pueden ser investigados por un supervisor asignado o por el Jefe de la Policía . Dependiendo de la naturaleza de la queja, el Jefe de la Policía puede solicitar otra agencia o DPS para llevar a cabo la investigación. ( PDD : 2.06.1 )

Procedimiento del manejo de quejas

1.  Todas las quejas, independientes de naturaleza, se pueden presentar en persona, por correo o por teléfono en cualquier momento. Como parte de la investigación, las personas que hacen quejas por correo o teléfono con normalidad serán entrevistadas y una queja escrita y firmada será preparada. Una carta firmada de la queja será aceptada como una queja firmada sin requerir ninguna forma específica. Las quejas anónimas serán seguidas al medio posible. En caso de una queja anónima, el oficial u otra persona que reciba la queja anónima tomaran la queja en escrito en un memorando con la mayor cantidad de información posible, y pasarán el informe al Jefe de la Policía.

2.  Se hará todo lo posible para facilitar una recepción conveniente y rapidez del procesamiento de la queja de cualquier persona. Un empleado del departamento, que interfiere con, desalienta o retrasa el procedimiento de la queja estará sujeto a una acción disciplinaria.

3.  Normalmente, una persona con una queja se refiere a un supervisor o al Jefe de la Policía, que ayudara al individuo en el registro de la información. Si reportado inicialmente a un supervisor, el supervisor de primera línea deberá llevar a cabo una investigación preliminar. El Jefe de Policía podrá, si es apropiado, llevar a cabo una investigación preliminar. La investigación preliminar consiste en cuestionar el oficial, reportero o testigos, y la obtención de pruebas.

4.  Al terminar la investigación preliminar, se preparará y remitirá a través de la cadena de mando los siguientes documentos: un informe de la presunta violación; la documentación y la evidencia pertinente a la investigación; recomendaciones para una mayor investigación u otra disposición.

5.  Si el supervisor de primera línea u otros investigadores determinan que el reclamante esta aparentemente bajo la influencia de un intoxicante o droga, o parece tener un trastorno mental, o muestra cualquier otro rasgo o condición que ver con su credibilidad, el supervisor o el investigador deberá notar estas condiciones. Cualquier marca visible o lesiones en relación con la alegación se harán nota y fotografiaran.

6.  Los presos o detenidos también pueden presentar quejas. Las circunstancias pueden requerir que un representante del departamento vaya al demandante en la cárcel o prisión para una entrevista. Si es apropiado, el representante tendrá que tomar fotografías de las lesiones del preso.

7.  Un empleado que reciba una queja a través de correo postal deberá colocar la correspondencia y el sobre en un sobre sellado y lo entregara al Jefe de la Policía, quien determinará la responsabilidad de investigación.

8.  Las quejas recibidas por teléfono por los despachadores u otros empleados serán referidas con cortesía y prontitud a un supervisor o al Jefe de Policía. El despachador o empleado anotar el nombre y número de teléfono del denunciante y notificara al Jefe de la Policía o, si no está disponible, el supervisor llamará a tan pronto como sea posible. El procedimiento anterior también se puede utilizar cuando los empleados del departamento desean introducir una queja en contra de cualquier otro empleado regulado por el departamento.

9.  En todo caso, el Jefe de Policía será notificado de cualquier queja tan pronto como sea posible por el supervisor de que recibe la queja. Las quejas recibidas durante la noche serán llevadas a la atención del Jefe el siguiente día. Las quejas que alegan una violación de la ley o cualquier violación grave deben ser reportadas inmediatamente sin importar la hora del día.

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    Welcome to the City of Hutchins. This site is designed to provide accurate and useful information on Hutchins' services and programs. We hope that you find this website helpful.

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    The residents of Hutchins, Texas, can be certain that the City Council, staff, and I are taking steps to maintain and improve the quality of life for our residents. Progressive accomplishments are realized by the shared efforts of your City Council, citizen advisory boards and commissions, community organizations, business organizations, residents and our city employees.

    The Council and I will continue to work to make our community a special place. We are happy to have you as a part of Hutchins, Texas.

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